Лучшие методы удаленной работы для бизнес-аналитиков

Перед тем, как перейти к сути, давайте ответим на несколько фундаментальных вопросов о понятиях, упомянутых в заголовке:

В: Что такое удаленная совместная работа?

A: Удаленная совместная работа происходит в распределенной среде. Она состоит из различных рабочих станций, расположенных в разных местах и находящихся в разных часовых поясах.

БОЛЬШЕ ТУТОРИАЛОВ И ПОЛЕЗНОСТЕЙ ПО БИЗНЕС АНАЛИЗУ У НАС В КАНАЛЕ "Бизнес Аналитик|IT"

В: Что такое метод совместной работы?

О: Это методика выполнения совместных действий с кем-либо для получения результата, который помогает достичь цели или выполнить задачу.

В: В чем разница между общением и сотрудничеством?

О: Сотрудничество может быть эффективным только тогда, когда общение продуктивно. Невозможно ожидать сотрудничества без общения. Общение способствует установлению связей между различными людьми, обладающими уникальными навыками и знаниями. Совместная работа – это взаимодействие двух или более людей в рамках одного проекта.

В: Кто такой бизнес-аналитик (БА)?

О: Бизнес-аналитик (БА) – это специалист, который анализирует потребности, системы, процессы, данные и среду, участвующию в поддержке бизнеса.

Теперь давайте посмотрим, как все это работает вместе, и рассмотрим методы и средства удаленного взаимодействия, используемые бизнес-аналитиками, включая картирование заинтересованных сторон, моделирование, интерактивные доски, средства управления проектами и т.д.

Бизнес-анализ во времена удаленного сотрудничества

В рамках предприятия бизнес-анализ – это процесс непрерывного совершенствования, осуществляемый на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях. На этом пути развития предприятия бизнес-аналитик играет важную роль в обнаружении, синтезе и анализе информации из различных источников, включая инструменты, процессы, документацию и заинтересованных лиц. Эта информация представляет собой реальные потребности заинтересованных сторон.

Для успешного удовлетворения этих потребностей бизнеса БA сотрудничает с коллегами и заинтересованными сторонами для разработки идей в рамках межфункциональных команд. Часто такое сотрудничество происходит при личном общении, когда специалист посещает сайт заказчика для проведения семинаров, сеансов работы с доской и т.д.

Однако теперь, когда деловые поездки ограничены, а заинтересованные стороны и межфункциональные команды находятся в разных местах, получить необходимую информацию становится проблематично. Это может негативно сказаться на предоставлении бизнес-решений.

Для повышения эффективности работы в такой ситуации специалисты по связям с общественностью используют приложения для совместной работы в Интернете, такие как Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype, GitHub/GitLab, Google Drive, SharePoint и другие сторонние инструменты, позволяющие проводить виртуальные встречи и семинары.

Но это еще не все. Работая удаленно и/или в распределенной среде, БА должен применять следующие методы для эффективного общения и сотрудничества с командой и заинтересованными сторонами.

Картирование заинтересованных сторон

Цель: определить и перечислить соответствующих членов команды и лиц, принимающих решения; проанализировать и понять их точки зрения; связать их на основе цели, мотивов и ценностного предложения, чтобы получить помощь в управлении ими в ходе проекта.

На основе выявленных артефактов бизнес-аналитики создают карты заинтересованных сторон. Вот их примеры:

Матрица заинтересованных сторон

Высокое влияние и низкое воздействие

• BA должен обеспечить удовлетворение потребностей заинтересованных сторон.
• BA должен регулярно взаимодействовать и консультировать их, чтобы они были удовлетворены.

Высокое влияние и высокое воздействие

• Заинтересованная сторона является ключевым игроком в процессе изменений.
• BA должен убедиться, что они согласны с изменениями и поддерживают их.
• BA должен сосредоточиться на этой группе и регулярно взаимодействовать с ней.

Низкое влияние и низкое воздействие

• БА должен следить за тем, чтобы интересы или влияние заинтересованных сторон не менялись.
• БА должен постоянно держать их в курсе событий.

Низкое влияние и высокое воздействие

• Заинтересованные стороны могут испытывать чувство тревоги и беспокойства из-за отсутствия контроля.
• БА должен постоянно держать их в курсе событий.
• БА должен вовлекать их в работу.
• БА должен проявлять интерес к их потребностям.

Луковая диаграмма заинтересованных сторон

На этой диаграмме заинтересованные стороны подразделяются на четыре отдельные группы:

1. Команда проекта и другие лица, непосредственно участвующие в создании решения.
2. Конечные пользователи, служба поддержки и другие лица, активно работающие на этапе после выпуска.
3. Спонсоры, руководители, представители малого и среднего бизнеса и другие лица, взаимодействующие с заинтересованными группами.
4. Заказчики, поставщики, регулирующие органы и другие лица, оказывающие значительное влияние на решение.

Матрица RACI

Матрица RACI распределяет заинтересованные стороны по четырем группам:

• Ответственные (R): Люди, которые будут выполнять задачи.
• Подотчетные (A): Лицо, принимающее решение, отвечающее за успешное выполнение задач.
• Консультируемые (C): Лица или группы, чье мнение и информация о задачах необходимы.
• Информированные (I): Лица или команды, которые необходимо уведомлять о статусах задач.

Определение требований с множеством аспектов

Цель: создание целостного представления о требованиях с помощью сценариев и примеров использования, блок-схем, моделирования процессов, электронных схем/макетов и т.д.

В процессе определения требований бизнес-аналитик общается и сотрудничает с заинтересованными сторонами (владельцем продукта, бизнес-командой, архитекторами решений и т.д.). Этот процесс включает в себя презентации, онлайн-семинары, мозговые штурмы с командами, встречи и последующие действия по уточнениям и открытым задачам.

• Чтобы структурировать свои мысли и обеспечить целостную картину требований, можно создать Mind map(интеллект-карту) или использовать диаграмму Исикавы (она же “Fishbone”).
• Для отслеживания заметок и документирования важных артефактов используют онлайн-инструменты документирования, такие как Office 365, Google Docs, Libre Office, JIRA, Confluence, Trello и т.д., в зависимости от требований проекта и при поддержке организации.

Техника моделирования

Цель: понять, как работает система, определить взаимодействие пользовательского интерфейса и потоков данных с помощью моделирования.

Для описания потоков процессов и их результатов в конкретных случаях широко используются диаграммы UML и BPMN.

Используя этот подход, бизнес-аналитик:

• Создает диаграмму деятельности для описания того, что должно происходить в системе.
• Организует результаты “мозгового штурма” с помощью интеллектуальных карт функций.
• Создает пошаговое руководство по продукту.
• Иллюстрирует, как сущности (люди, объекты или концепции) связаны друг с другом в системе, используя диаграмму отношений сущностей (ER).

Инструменты для работы с интерактивными досками

Цель: предоставить командам возможность совместной работы в режиме реального времени и создать ощущение личного присутствия.

Для привлечения команды в цифровом формате и обеспечения одновременного сотрудничества бизнес-аналитик и команда используют такие инструменты, как онлайн-доски. В Интернете существует множество их вариантов, как бесплатных, так и лицензионных. К числу широко используемых инструментов относятся:

• Miro: для проведения увлекательных семинаров и совещаний, создания эскизов дизайна продукта, мозгового штурма для новых идей.
• Lucidspark: для проведения динамичного мозгового штурма.
• Mural: позволяет внедрять инновации, предоставляя платформу для любых задач – от разработки стратегии и планирования продукта до проведения увлекательных семинаров с использованием методологий agile и design thinking.
• Webex App/Microsoft Teams/Skype: для организации звонков, встреч и обмена сообщениями между устройствами, местами и организациями.
• ClickUp: для документов, напоминаний, целей и календарей для планирования, организации и совместной работы.
• Microsoft Whiteboard: цифровой холст для представления идей и контента.
• Planning Poker: возможность одновременного голосования для всей команды.

Записи заседаний

Цель: сосредоточиться на беседе, дополнить записи, а также оценить и отточить навыки фасилитации.

В Интернете существует множество инструментов для записи. В соответствии с корпоративной политикой и требованиями проекта бизнес-аналитик использует механизм записи по мере необходимости. К числу широко используемых для этих целей инструментов относятся:

• Диктофон Windows.
• Функция записи совещаний, встроенная в Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack, GoToMeeting, Webex, Skype for Business, BlueJeans и др.

Совместные игры

Цель: способствовать развитию сотрудничества и командного духа, вовлечь всех в веселую и безопасную игру, исследовать и делиться знаниями и опытом по заданной теме, а также выявлять скрытые предположения, риски и решения, что трудно сделать при обычном взаимодействии.

Бизнес-аналитик может использовать совместные игры в качестве “айсбрейкера” (приём, снимающий напряжение) во время сбора информации. Это побуждает участников к сотрудничеству для выработки совместного понимания проблемы или ситуации. Рассмотрим несколько примеров:

Продуктовая коробка

Каждый участник/команда создает коробку для розничного магазина, ассоциирует с ней какую-либо функцию (т.е. функцию, помогающую удовлетворить потребности клиента) и демонстрирует коробку с продуктом. Каждый голосует за лучшую коробку с товаром (кроме своей собственной). Побеждает та коробка, которая набрала наибольшее количество голосов.

Карта сходств

Каждый игрок записывает характеристики на стикерах, затем похожие характеристики группируются вместе, и в данных обнаруживаются закономерности. Это помогает понять, на чем сосредоточено мышление большинства людей.

Аквариум

Бизнес-аналитик делит участников на группы, просит одну группу рассказать о проблемах, а другие – послушать, и документирует их комментарии. В результате все получают возможность принять участие в насыщенном и содержательном разговоре.

Рисунки тостов

Эта игра помогает познакомить людей с понятиями визуального мышления, рабочей памяти, ментальных моделей и/или системного мышления. В ней участникам предлагается проиллюстрировать, как приготовить тост, а затем поделиться рисунками/диаграммами друг с другом и обсудить сходства и различия.

Карта эмпатии

Создавая карту эмпатии того, что человек говорит, думает, делает и чувствует, бизнес-аналитик получает более глубокое понимание заинтересованных сторон в бизнес-экосистеме, а также клиентов и их контекста.

Инновационная игра

Бизнес-аналитики используют набор направленных игр как средство формирования обратной связи о продукте или услуге. Таким образом, они собирают данные непосредственно от клиентов или потенциальных покупателей, пытаясь получить ответ на конкретный исследовательский вопрос.

Инструменты управления проектами

Цель: обеспечение надлежащего доступа к статусу проекта (от начала до реализации) для команды и заинтересованных сторон

Бизнес-аналитики используют множество инструментов управления проектами в зависимости от корпоративной политики и требований конкретного проекта. В качестве примера можно привести:

• Atlassian JIRA и Confluence, используемые для планирования, отслеживания, выпуска и отчетности по проектной деятельности.
• Wrike, включающий диаграммы Ганта, доски Канбан, персонализированные информационные панели и пользовательские формы запросов.
• WorkflowMax, облачное программное обеспечение для управления рабочими процессами и заданиями.
• Microsoft WBS.

Перечисленные выше методы помогают бизнес-аналитикам не только сотрудничать и управлять деятельностью в распределенной среде, но и окажут содействие всем членам команды и заинтересованным сторонам в разработке и предоставлении продукта.

Перевод статьи «Top remote collaboration techniques for business analysts».